Module 3
een dream-teamleider, ook online
- doelen stellen
- slim werk verdelen
- interventies en… op je handen zitten
- veiligheid en voorbeeld
Wat ga je leren?
Na module 3 heb je inzicht in waar jouw team staat, en wat jij kunt doen om je team naar een volgend niveau te brengen.
Terug naar training overzicht
1. Doelen Stellen: zowel het wat als het hoe!
In de trajecten die ik begeleid in teams, start ik altijd met de vraag: Wat zijn jullie doelen?
Ik kom veel teams tegen waarin teamleden hierop toch verschillende antwoorden geven. Dat ligt niet aan de manier van leidinggeven, maar aan de interpretatie, de perceptie van alle mensen in het team. Eenduidigheid over wat we met elkaar willen bereiken zorgt voor duidelijkheid, dat is de eerste stap op weg naar meer veiligheid in het team.
Taakdoelen gaan over het wat: wat willen we wanneer bereikt hebben. De KPI’s. Dus bijvoorbeeld:
- wij willen op 1 april 20 nieuwe klanten hebben met een omzet van minimaal €1000,- per nieuwe klant.
- wij hebben dit jaar 5% minder uitval onder eerstejaars studenten dan vorig jaar.
- wij handelen de 95% van de klachten binnen een week af, conform procedure x.
Minstens net zo belangrijk zijn de samenwerkingsdoelen. Deze gaan over het hoe:
Wij praten met elkaar, niet over elkaar.
Wij spreken elkaar aan op afspraken.
Wij laten elkaar uitpraten en leren van elkaar.
Stel deze doelen niet zelf op, maar doe dat ALTIJD samen met je team.
Zorg dat je team doelen stelt waar ze zelf achter staan. Neem hier de tijd voor en besteed er aandacht aan. Komt er weerstand? Luister ernaar en probeer de wijsheid uit die weerstand mee te nemen. Wat maakt dat teamleden weerstand hebben? Zit hier een waarschuwing in, waar jullie als team iets mee kunnen? Soms is het handig het teamlid even apart te nemen en een open gesprek aan te gaan.
Liever teamdoelen die iets minder ambitieus zijn, maar wel worden gedragen door het team, dan doelen die jij stelt, waar het team niet achter staat!
Als je de taakdoelen helder hebt (uiteraard Smart geformuleerd) dan is het tijd om de samenwerkingsdoelen vast te stellen.
Hoe willen wij samenwerken?
Wat doen we al goed en willen we zo houden?
Wat willen we anders?
Wat willen we oefenen/ leren?
Ook dit doe je altijd samen met je team.
Oefening werkboek
2. Slim werk verdelen
Als je samen met je team de talenten hebt verkend, kun je gaan kijken hoe jullie de taken (opnieuw) kunnen verdelen. Let hierbij op talent, maar ook op wat mensen graag willen ontwikkelen.
Zorg daarbij voor een goede mix van taken die een teamlid beheerst en taken waarbij hij/zij nog dingen moet ontwikkelen.
Uiteraard kijk je ook naar hoeveel tijd iemand werkt en of de taken evenredig verdeeld zijn.
Jobcraften is het toevoegen van taken zodat de functie interessanter wordt of beter aansluit bij de capaciteiten van een teamlid. Functiebeschrijvingen zijn er natuurlijk niet voor niets en niet in elke organisatie is dit even makkelijk. Maar binnen de kaders is er vaak meer mogelijk dan je in eerste instantie denkt. Gun het je teamleden te doen waar ze energie van krijgen. dat levert meer succes en plezier op, dan van iedereen precies hetzelfde verlangen.
In het onderwijs was het een tijd de modus dat docenten alle rollen moesten kunnen vervullen. Mentor, lesboer, stagebegeleider, organisator van open dagen / evenementen, examinator etc. Het is een mooi streven en tegelijkertijd de dood in de pot. Als je mensen inzet op dat wat ze goed kunnen, waar ze energie van krijgen, levert dat veel meer succes en plezier op. De teams die ik begeleid laat ik vaak kwartetten met taken. Als je een taak graag doet, houdt je hem, anders geef je hem weg. Veel teamleden zijn verrast wanneer ze zien dat een taak die zij vervelend vinden, graag gedaan wordt door een ander teamlid.
Zo heb ik jarenlang een project gedaan waarbij ik veel meer dan mijn collega’s bezig was met coachen en trainen van studenten en docenten. Mijn ene collega richtte zich meer op het verbeteren van de werkprocessen en wetgeving en de ander meer op beleid schrijven.
Zo deden we allemaal waar we goed in waren en beleefden we veel meer werkplezier en succes!
3. Interventies
Als teamleider heb je veel invloed op de ontwikkeling in en van je team.
Gesprekken met individuele teamleden, vergaderingen, teamsessies. Jij bent degene die daarop het meeste invloed heeft. Een pittige klus? Ja, dat is het zeker, én een klus waar je veel van je zelf in kwijt kunt en het verschil kunt maken.
Ieder team en iedere situatie is anders. Een eenduidig antwoord op wanneer je welke interventie doet is dus niet te geven.
Toch is er natuurlijk wel een aantal zaken te noemen die je vooral wel of niet moet doen. Bekijk het overzicht hieronder.
Belangrijskte zaken bij Interventies
- De allerbelangrijkste: kijk naar het gedrag in je team en sluit jouw interventies hierop aan. Dus je interventies in je team zijn anders als je team in fase 1 of in fase 3 zit (zie module 2). Zit je team in fase 3 en is er een meningsverschil, ga dan niet te snel als mediator aan de slag, of blus het brandje zelf, maar daag je mensen uit zelf met een oplossing te komen. Voor je het weet zit je weer in fase 1.
- Beter een eerlijke interventie dan zoete broodjes bakken. Als HR manager heb ik zo vaak gezien dat medewerkers volkomen verrast werden in een beoordelingsgesprek. Niets zo belangrijk als eerlijke feedback, ook als deze niet positief is. Mensen horen liever zo vroeg mogelijk waar hun verbeterpunten liggen, zodat ze ermee aan de slag kunnen. Dus liever na 3 maanden een gesprek met het teamlid dat een jaarcontract heeft en niet voldoende “levert”. Datzelfde geldt voor mensen die heel lang in dienst zijn. Zowel voor de medewerker in kwestie als voor de rest van het team is het signaal belangrijk: ik doe er toe ik word gezien en ik krijg de kans om me te ontwikkelen.
- Volg je intuïtie. Als er iets gebeurt waarvan jij vindt dat het niet kan, grijp in. Spreek je team of een individueel teamlid hier op aan. Laat daarbij zien dat het je menens is en leg uit waarom. Doe het zoveel mogelijk op een rustige manier en ook op een rustig moment. Of je iemand één op één aanspreekt of in de groep, hangt af van de situatie. In de videoles over interveniëren geef ik een paar voorbeelden.
- Laat je eigen kwetsbaarheid zien. Daar waar jij je kwetsbaar opstelt, zullen anderen dat ook veel makkelijker doen. Dat vergroot direct de veiligheid. Echter, kwetsbaarheid is iets anders dan de leiding uit handen geven. Nu bijvoorbeeld in de Corona-crisis, is het niet gek als je aangeeft dat je het thuiswerken ook lastig vindt. Echter, de stip op de horizon zet jij wel duidelijk. Vraag waar nodig om hulp van je team: we moeten dit samen doen, kan ik op jullie rekenen? Wie heeft er tips? Wie wil meedenken in een denktank/projectteam?
- Over het algemeen geldt: zorg voor een zo kort mogelijke feedbackloop. Dat betekent dat je zo spoedig mogelijk na een incident feedback geeft. Feedback geven over iets dat 3 weken geleden gebeurt is, werkt niet.
- Een interventie kan ook zijn: op je handen zitten en de wedervraag stellen of iets fout laten gaan! Als jij alle brandjes blust, kom je nooit uit fase 1 met je team. De vergelijking met het opvoeden van kinderen gaat hierbij op: als je altijd de troep van je kids opruimt, leren ze niet dat ze moeten opruimen. Hier geldt de wet van de afnemende sturing: eerst doe je het voor, daarna laat je ze het zelf doen en ben je erbij, waarna je ze steeds meer loslaat.
Oefening werkboek
Oefening werkboek
Regels bij het geven van Feedback
- Beschrijf het gedrag dat je ziet bij de ander concreet en specifiek
- Gebruik een ik-boodschap
- Geef aan welk effect dat gedrag op je heeft
- Laat je gesprekspartner reageren, (bv herken je dat?)
- Vraag om het gewenste gedrag
- Verken samen oplossingen of achtergronden
- Wees eerlijk!
4. Veiligheid & Voorbeeld
Ik kan het niet genoeg benadrukken. Een veilig werkklimaat is de basis voor prettig en succesvol samenwerken. Door samenwerkingsdoelen met elkaar af te spreken maak je een goede start met je team. Benadruk dat je een prettig en veilig werkklimaat belangrijk vindt en handel er zelf ook naar. Afspraak is afspraak is geen loze term. Los van de samenwerkingsafspraken zijn dit de dingen die je in ieder geval kunt doen om vertrouwen te krijgen en te houden:
- Start vergaderingen altijd op de afgesproken tijd. Ook al is niet iedereen aanwezig. Kom zelf op tijd en wees voorbereid. Vraag dit ook actief aan je teamleden. Laatkomers: geef blijk dat je ze ziet, maar geef geen extra aandacht. zijn het steeds dezelfde dan spreek je ze hierop aan.
- Beëindig de vergaderingen op tijd. Als de agenda niet afgerond is, maak je afspraken over het vervolg.
- Heb je een afspraak met een teamlid, houd je dan aan deze afspraak. Zeg alleen bij hoge uitzondering af, benoem de reden en neem dan zelf het initiatief voor een nieuwe afspraak.
- Geef oprechte feedback, volg hierbij de feedbackregels en wees helder in je communicatie
- als je feedback ontvangt, dan reageer je hier positief op (zie feedbackregels) en bedank je je degene die de feedback geeft.
- Als je iets niet weet, dan geef je dit aan en vraag je om hulp. Als jij dit doet, durven anderen het ook makkelijker.
- Als je een afspraak niet kunt nakomen, laat je dit je team tijdig weten. Dit vraag je ook aan hen.
Regels bij het ontvangen van feedback
- Luister actief
- Vraag om een toelichting als iets je niet helder is
- Bedank de gever en waardeer de feedback
- Denk na of je iets met de feedback kunt doen
- Laat weten wat je ermee gaat doen
- Wees eerlijk!
5. Leidinggeven op afstand
Nu we al een tijd vanuit huis werken, is het nieuwe van online leidinggeven er af. Toch vraagt het extra aandacht. Want hoe geef je goed leiding aan mensen terwijl je ze niet ziet? Ga je uit van vertrouwen of moet je meer controleren? Hoe weet je hoe het met ze gaat? Hoe voer je een goed gesprek online, met minder/geen zicht op de non-verbale communicatie?
Het is mijn stellige overtuiging dat de basis van leidinggeven niet anders is: heldere doelen, kaders en ruimte voor groei en ontwikkeling.
Omdat we de informele momenten missen en ook het aanvoelen, vraagt het extra aandacht en tijd om toch voeling te houden met elkaar.
Een paar handige tips:
-
- Plan bij thuiswerken blokken voor werk en blokken voor overleg (wel/niet storen), zodat je aandacht houdt voor werk dat af moet én voor overleg met je team
- spreek een bel/mail/app-protocol af en geef hierin het goede voorbeeld: bel mail app niet buiten de afgesproken werktijd etc.
- Maak tijd voor leren en experimenteren: nieuwe dingen doen en leren geeft energie en een positief gevoel
- Heb extra aandacht voor het échte gesprek: organiseer dit actief door bijvoorbeeld elke week een wandeling te maken met een collega, teamleden te bellen zonder inhoudelijk aanleiding (en benoem ook dat je belt om te vragen hoe het met hen is).
- Zoek alternatieve manieren dan alleen videobellen. Ga allebei wandelen in jullie eigen omgeving en bel elkaar, ga 2 aan 2 werken bij iemand thuis ipv alleen.
- iedereen zoekt: heb compassie, geduld en erken dat het anders is dan we zouden willen / gewend zijn. Voorkom echter dat jij of je team hierin blijft hangen: wat kan er wel?
- Bij vergaderingen of één op één gesprekken: zorg dat niet alleen je gezicht, maar een stuk van je bovenlijf te zien is. Zo is je non verbale communicatie beter te zien. Vraag anderen ook hierop te letten en leg uit waarom dat belangrijk is.
- Stel lastige gesprekken of vergaderingen niet uit: beter een online gesprek, dan geen gesprek.